Werkwijze AVG
Aanvulling op Algemene voorwaarden Groeneveld Accountants te Groningen
Algemene toelichting:
Vanaf 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geldig. Deze verordening vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De tekst van de verordening kunt u vinden op: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=ENU.
U heeft Groeneveld Accountants ingeschakeld voor werkzaamheden waarbij persoonsgegevens door ons worden verwerkt. De AVG stelt aanzienlijke formele eisen aan de verwerking van persoonsgegevens en kent een rolverdeling.
Wanneer een verantwoordelijke een verwerker inschakelt voor de verwerking van persoonsgegevens is de verantwoordelijke wettelijk verplicht schriftelijke (of gelijkwaardige) afspraken te maken met de verwerker over een aantal in de wet genoemde onderwerpen.
Voor administratieve werkzaamheden (bijvoorbeeld het doen van fiscale aangiften en het verwerken van salarisadministraties) zijn wij verwerker. U blijft verwerkingsverantwoordelijke. U heeft hierbij op basis van de verordening in de meeste gevallen ook een eigen verantwoordelijkheid. In verband met de identificatieplicht op grond van de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) zijn wij overigens zelf ook verplicht persoonsgegevens vast te stellen. Ook bepalen wij de werkwijze en de te gebruiken software bepalen. Naast een rol als verwerker is heeft Groeneveld Accountants daarom ook zelf een rol als verwerkingsverantwoordelijke.
Via deze aanvulling op onze Algemene voorwaarden maken wij met u de wettelijk verplichte afspraken en leggen wij deze schriftelijk vast.
Definities:
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt , zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Sub-verwerker: een andere verwerker die door de verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
Verwerkingsverantwoordelijke/verantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bijzondere Persoonsgegevens: dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
Datalek/inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
Derden: anderen dan u en wij en onze medewerkers.
Meldplicht Datalekken: de verplichting tot het melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (in sommige gevallen) aan betrokkene(n).
Medewerkers: personen die werkzaam zijn bij u of bij ons, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van de opdracht worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Persoonsgegevens van gevoelige aard: persoonsgegevens waarbij verlies of onrechtmatige verwerking kunnen leiden tot (onder meer) stigmatisering of uitsluiting van betrokkene, schade aan de gezondheid, financiële schade of tot (identiteits)fraude. Tot deze categorieën van persoonsgegevens moeten in ieder geval worden gerekend:
• Bijzondere persoonsgegevens;
• gegevens over de financiële of economische situatie van de betrokkene;
• (andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de betrokkene;
• gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens;
• gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude.
Verwerken/verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wbp per 25 mei 2018.
1. Toepasselijkheid en looptijd
1.1 Deze Werkwijze AVG is van toepassing op iedere verwerking die door ons als verwerker en/of als verwerkingsverantwoordelijke wordt gedaan op basis van de verstrekte opdracht, gegeven door u als verantwoordelijke.
1.2 Deze Werkwijze AVG treedt in werking op de datum waarop deze zijn overeengekomen en eindigt op het moment dat wij geen persoonsgegevens meer onder ons hebben die wij in het kader van de opdracht voor u verwerken. Het is niet mogelijk om deze overeengekomen Werkwijze AVG tussentijds op te zeggen.
1.3 Artikel 5 en 6 van deze Werkwijze AVG blijven gelden, ook nadat de overeenkomst en/of opdracht is geëindigd.
2. Verwerking
2.1 Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de overeengekomen opdracht. In principe doen wij dit verwerken niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van de verstrekte opdracht. Gezien de aard van onze beroepspraktijk en de aard en inrichting van de geautomatiseerde omgeving behouden wij ons het recht voor om bijvoorbeeld in het kader van efficiency of in onze beroepspraktijk regelmatig voorkomende werksoorten gegevens wel langer of uitgebreider te bewaren. De bewaarplicht wordt door Groeneveld Accountants geregeld, tenzij Groeneveld Accountants deze plicht aan opdrachtgever teruggeeft. De verwerking vindt plaats passend bij de verstrekte opdracht, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij u daarvan onmiddellijk in kennis.
2.2 De verwerking vindt plaats onder uw verantwoordelijkheid. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor u verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. U moet er voor zorgen dat u het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de persoonsgegevens berust nooit bij ons. Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor accountants geldende gedrags- en beroepsregels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na. Een overzicht van deze gedrags- en beroepsregels kunt U vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).
2.3 U bent wettelijk verplicht de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient u vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons als verwerker en/of verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
2.4 Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 2.5. Wij beperken de toegang tot medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Gezien de relatief kleine omvang van de organisatie van Groeneveld Accountants en het belang van goede verdeling van werkzaamheden en waarneming bij ziekte en vakanties is hierbij de hoofdregel dat vastgelegde informatie voor alle medewerkers van Groeneveld Accountants toegankelijk is. Wij zorgen er bovendien voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
2.5 Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze overeenkomst opleggen. Groeneveld Accountants en Groeneveld Administratie en Advies maken gebruik van een gezamenlijke automatiseringsomgeving. Via geheimhoudingsovereenkomsten is de vertrouwelijkheid van gegevens onderling gewaarborgd.
Bij acceptatie van deze Werkwijze AVG gaat u akkoord met het bovenstaande.
2.6 Voor zover mogelijk verlenen wij u bijstand bij het vervullen van uw verplichtingen om verzoeken om uitoefening van rechten van betrokkenen af te handelen. Als wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens), dan zenden wij deze verzoeken door naar u. U handelt deze verzoeken zelf af, waarbij wij u natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als wij in het kader van de opdracht toegang hebben tot deze persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij kosten in rekening brengen. Indien wij zelf verwerkingsverantwoordelijk zijn en persoonsgegevens van u verwerken geldt dat u vergelijkbare rechten op bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens hebt. Ook hiervoor kunnen wij kosten in rekening brengen.
2.7 Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij wij hierover met u andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen wij gezamenlijk schriftelijk vast, of per e-mail.
2.8 Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij u op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor u mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij u op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met u overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.
3. Beveiligingsmaatregelen
3.1 Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen en deze gedocumenteerd. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
3.2 Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. Als u de wijze waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wilt laten inspecteren, dan kunt u hiertoe een verzoek aan ons doen. Wij zullen hierover gezamenlijk met u afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor uw rekening. U stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
4. Datalekken
4.1 Als er sprake is van een datalek dan stellen wij u daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat wij daarover door onze sub-verwerkers zijn geïnformeerd. Nadere afspraken over de wijze waarop zijn opgenomen in artikel 10 van deze Werkwijze AVG. Wij zullen u daarbij voorzien van de informatie die u redelijkerwijs nodig heeft om – indien nodig – een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken c.q. wij zenden de melding van onze sub-bewerker aan u door. Ook van de door ons, of onze sub-bewerker, naar aanleiding van het datalek genomen maatregelen houden wij u op de hoogte.
4.2 De melding van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) betrokkene(n) is altijd uw eigen verantwoordelijkheid indien u verwerkingsverantwoordelijk bent. Het (bij)houden van een register van datalekken is in die situatie ook altijd uw eigen verantwoordelijkheid.
4.3 Bij veel van de uitgevoerde werkzaamheden is Groeneveld Accountants ook zelf verwerkingsverantwoordelijke. Bij datalekken die volgens onze overwegingen geen ernstige gevolgen hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene staat het Groeneveld Accountants vrij af te wijken van de onder 4.1 en 4.2 beschrijven procedure. Bij een dergelijke afwijking is het de verantwoordelijkheid van Groeneveld Accountants een wettelijk verplichte melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen.
5. Geheimhoudingsplicht:
5.1 Wij houden de van u verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten onze medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Accountants nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens geheimhouding in acht zoals deze voor accountants geldt op basis de gedrags- en beroepsregels. Een overzicht van deze gedrags- en beroepsregels kunt u vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).
6. Aansprakelijkheid
6.1 U staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens op basis van de opdracht niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van betrokkene(n).
6.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door u niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van uw handelen.
6.3 De in de opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Werkwijze AVG, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Werkwijze AVG en /of de opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
7. Overdraagbaarheid Overeenkomst
7.1 Het is voor u en ons, behalve als wij gezamenlijk schriftelijk anders afspreken, niet toegestaan om deze Werkwijze AVG en de rechten en de plichten die samenhangen met deze Werkwijze AVG over te dragen aan een ander.
8. Beëindiging en teruggave / vernietiging Persoonsgegevens
8.1 Als de opdracht wordt beëindigd dan zullen wij de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens op uw verzoek aan u terug overdragen of – als u ons daarom verzoekt – vernietigen, tenzij wij op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn een kopie van de persoonsgegevens te bewaren. Overdracht zal in de regel in gestructureerde vorm (doorzoekbaar pdf-document) plaatsvinden.
8.2 De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor uw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens. Als u daarom vraagt dan geven wij u vooraf een kosteninschatting.
9. Aanvullingen en wijziging Overeenkomst
9.1 Aanvullingen en wijzigingen op deze Werkwijze AVG zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij.
9.2 Een wijziging in de verwerkte persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of uw eisen kan aanleiding zijn om deze Werkwijze AVG aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de opdracht, of wanneer wij niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn om de opdracht te beëindigen.
10. Slotbepalingen
10.1 Op uw verzoek stellen wij u alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze Werkwijze AVG neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door u of een door u gemachtigde controleur en dragen er aan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor uw rekening. Ook eventuele audits bij onze sub-bewerkers zijn voor uw rekening.
10.2 Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
10.3 Op deze Werkwijze AVG is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze overeengekomen Werkwijze AVG.
10.4 Deze Werkwijze AVG is hoger in rang dan andere door ons met u gesloten overeenkomsten. Als u algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op onze opdracht en deze Werkwijze AVG. De bepalingen uit deze Werkwijze AVG gaan boven de overige bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
10.5 Als één of meerdere bepalingen in deze Werkwijze AVG niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze Werkwijze AVG. Wij treden dan met u in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
10.6 Mededelingen in het kader van deze Werkwijze AVG (inclusief mededelingen in het kader van artikel 4 – Datalekken) zullen door u en ons worden gedaan aan onderstaande medewerker: de heer M. Elderman, Groeneveld Accountants
Als de gegevens behorend bij de bovengenoemde medewerker veranderen, of als zij worden vervangen door andere medewerkers, dan lichten wij elkaar daarover in via onze website.
