Over het opmaken, vaststellen en publiceren van de jaarrekening wordt op meerdere plaatsen in het Burgerlijk Wetboek (BW) gesproken. Een uitspraak van het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch van 13 september 2022 maakt een einde aan het misverstand dat de deadline voor B.V.’s op 8 november is!
Onder titel 5 staan bepalingen over het opmaken van de jaarrekening door het bestuur en het vaststellen van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. En onder titel 9 staan voorschriften over de inrichting en het openbaar maken van de jaarrekening.
In artikel 210 is bepaald wanneer de jaarrekening opgemaakt moet zijn. Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening worden opgemaakt met een mogelijke verlenging van vijf maanden. Het opmaken van de jaarrekening is een taak van de directie. De aandeelhouders stellen na het opmaken de jaarrekening vast.
In artikel 394 wordt vervolgens bepaald dat de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling moet worden gepubliceerd. Wanneer de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn is vastgesteld, dient het bestuur onverwijld alsnog tot publicatie van de opgemaakte jaarrekening over te gaan, met als uiterste datum een termijn van twaalf maanden na afloop van het boekjaar.
In lid 5 van artikel 210 is verder opgenomen dat in de situatie wanneer alle aandeelhouders tegelijkertijd ook bestuurder van de B.V. zijn, dat de ondertekening van de jaarrekening geldt als de datum van het opmaken én tevens het vaststellen daarvan. Deze situatie speelt bijvoorbeeld als er één aandeelhouder is die ook bestuurder is; de directeur-grootaandeelhouder.
Omdat artikel 394 bepaalt dat de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling dient te worden gepubliceerd. Wanneer alle aandeelhouders tegelijkertijd bestuurder van de B.V. zijn zou je op basis van artikel 210 lid 5 tot de conclusie kunnen komen dat de jaarrekening uiterlijk op 8 november gepubliceerd dient te zijn. Dit omdat deze datum acht dagen na het verstrijken van de uiterste termijn van opmaken van de jaarrekening op 31 oktober ligt. In deze redenering wordt ervan uitgegaan dat het ondertekenen van de jaarrekening dan ook uiterlijk aan het eind van de opmaaktermijn op 31 oktober dient plaats te vinden.
Het gerechtshof gaat in op de situatie waarin alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, de situatie van artikel 210 lid 5 dus. Het gerechtshof geeft in zijn uitspraak aan dat met de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur de jaarrekening inderdaad tegelijkertijd is vastgesteld omdat dit nu eenmaal uit de wettekst volgt. De ondertekening van de jaarrekening is volgens het gerechtshof echter geen onderdeel van het opmaken van de jaarrekening.
Dit houdt in dat de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur als zelfstandige rechtshandeling moet worden gezien, los van het besluit tot opmaken van de jaarrekening. Het opmaken van de jaarrekening is aan de termijn van maximaal 10 maanden gebonden; voor het ondertekenen van de jaarrekening kent de wet geen termijn. De jaarrekening moet dus weliswaar binnen 10 maanden worden opgemaakt maar de jaarrekening hoeft niet binnen 10 maanden te zijn ondertekend.
De uitspraak van het gerechtshof heeft uiteraard geen gevolgen voor de termijn van het opmaken van de jaarrekening. Wel wordt door deze uitspraak duidelijk dat de mogelijkheid bestaat om de (tijdig) opgemaakte jaarrekening nog niet te ondertekenen. De opgemaakte maar niet ondertekende en daarmee tegelijkertijd nog niet vastgestelde jaarrekening hoeft dan niet op uiterlijk 8 november al te worden gepubliceerd. Publicatie dient in deze situatie dan ook pas uiterlijk 31 december plaats te vinden.
Dit volgt uit artikel 394 lid 3 waarin is bepaald dat de B.V. uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening conform lid 1 moet hebben gepubliceerd.
Let op: dit wil niet zeggen dat in alle gevallen de jaarrekening pas na twaalf maanden gepubliceerd hoeft te worden. We geven een voorbeeld.
Er is één aandeelhouder die tevens bestuurder is. De jaarrekening wordt op 28 september opgemaakt. Op 16 november ondertekent de bestuurder deze jaarrekening. De uiterste datum van publicatie is dan 24 november, 8 dagen na ondertekening.
